Czym jest system zarządzania transportem?

Dlaczego tak ważne jest posiadanie sprawnie funkcjonującego systemu zarządzania transportem? Jakie problemy rozwiązuje skuteczny TMS? Na co zwracać uwagę wybierając najlepszy program zarządzania transportem? Kto powinien wdrożyć u siebie to cieszące się rosnącą popularnością rozwiązanie? Już teraz przekonaj się, że nowoczesne technologie mogą pomóc Twojej firmie wyróżnić się na tle konkurencji – warto w praktyce korzystać z drzemiącego w nich potencjału!

System TMS – czym jest i jakie są jego cechy?

TMS (system zarządzania transportem) bierze swój skrót od angielskiej nazwy transportation management system. Jest to wyspecjalizowane oprogramowanie informatyczne, które pełni wiele istotnych funkcji. Zakłada ono kompleksowe podejście, dzięki czemu w szeroko rozumianej branży TSL automatyzuje i usprawnia pracę na różnych płaszczyznach. Wykorzystanie tego cyfrowego narzędzia wspomaga m.in.: planowanie pracy, rejestrowanie zleceń, optymalizowanie realizowanych działań, monitorowanie, rozliczanie, gromadzenie danych osobowych klientów, prowadzenie wymaganej dokumentacji, zarządzanie środkami transportu oraz komunikowanie się.

Dla kogo jest TMS?

Jakie podmioty powinny bez dwóch zdań zainwestować w system TMS? Gdzie efektywne zarządzanie transportem odgrywa pierwszoplanową rolę? Będą to przede wszystkim firmy zajmujące się transportem, spedycją oraz logistyką, jak również te prowadzące działalność dystrybucyjno-handlową. Takie nowoczesne oprogramowanie sprawdzi się w małych, średnich, a także dużych przedsiębiorstwach, funkcjonujących zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym, posiadających własną flotę, czy też wypożyczających pojazdy od podmiotów zewnętrznych.

Funkcjonalność systemu TMS – co warto wiedzieć?

Systemy zarządzania transportem mają wiele przydatnych funkcji. Niektóre z nich można uznać za podstawowe, natomiast inne określa się mianem zaawansowanych. Do kategorii najważniejszych funkcjonalności zalicza się: planowanie tras, na których realizowany będzie przejazd, bieżący monitoring obsługi zleceń, śledzenie statusów zamówień, generowanie listów przewozowych, rozliczanie usług transportowych, elektroniczną komunikację z przewoźnikami oraz klientami, rejestrowanie i przetwarzanie danych (np. dotyczących czasu załadunku i rozładunku), gromadzenie kluczowych informacji w jednym miejscu, co ułatwia do nich dostęp, przygotowywanie statystyk i zestawień, analizę kosztów, szybkie wykrywanie ewentualnych zagrożeń, kontrolowanie terminów płatności, a także zarządzanie kierowcami oraz flotą pojazdów.

System zarządzania transportem – jakie korzyści wynikają z jego stosowania?

Systemy TMS w krótkim czasie generują liczne korzyści. Rozwiązują wiele dotychczasowych problemów, a także tworzą warunki sprzyjające temu, aby mierzyć się z mniejszymi, jak i większymi wyzwaniami. Pozytywne aspekty, jakimi cechuje się to nowoczesne rozwiązanie, to przede wszystkim:

  • usprawnienie zarządzania transportem (nie tylko drogowym, ale i kolejowym, lotniczym oraz morskim),
  • integracja działań odbywających się wewnątrz firmy,
  • przeprowadzanie rozsądnych kalkulacji,
  • skrócenie czasu wykonywania powtarzalnych, pracochłonnych czynności,
  • obniżenie kosztów operacyjnych,
  • redukcja tak zwanych pustych przebiegów,
  • uzyskanie dostępu do danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym,
  • lepsza koordynacja działań realizowanych przez pracowników danej firmy,
  • zmniejszenie ryzyka popełniania błędów,
  • ograniczenie złożoności i uproszczenie poszczególnych etapów składających się na łańcuch dostaw,
  • zapewnienie zgodności wysyłki z opracowaną dokumentacją,
  • większa wydajność i przyspieszenie działania,
  • wzrost dochodów,
  • możliwość skalowania biznesu,
  • poprawa jakości świadczonych usług i obsługi klientów,
  • wyższy poziom zadowolenia klientów wynikający chociażby z terminowości wykonywanych zleceń.

Warto podkreślić, że program do zarządzania transportem przyniesie danej firmie najwięcej korzyści, jeśli zostanie zintegrowany z innymi funkcjonującymi w niej systemami. Klucz do sukcesu stanowi wzajemne uzupełnianie się stosowanych narzędzi oraz staranne dopasowanie ich do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.

System TMS – zagrożenia związane z jego wdrożeniem

Czy systemy zarządzania transportem mają jakieś słabe strony? Okazuje się, że dość trudno dostrzec jakiekolwiek wady tego rozwiązania. Nie stwarzają zagrożeń, a zamiast tego, są one źródłem wielu szans, które otwierają firmy na nowe możliwości. Trzeba jednak zadbać o właściwe zaimplementowanie systemu TMS. To proces składający się z kilku następujących po sobie etapów, w których aktywnie powinny brać udział wszystkie zainteresowane osoby. Za punkt wyjścia należy uznać zdefiniowanie indywidualnych wymagań oraz określenie celów biznesowych, do których osiągnięcia się dąży. Kluczowe w tym kontekście jest także przetestowanie wersji prototypowej wybranego narzędzia, pozwalające od razu nanieść ewentualne poprawki oraz przeprowadzenie wśród pracowników szkoleń z zakresu jego obsługi.

Podsumowanie

Zamieszczona powyżej charakterystyka współczesnych systemów zarządzania transportem pokazuje, że niezaprzeczalnie jest to zagadnienie, któremu warto przyjrzeć się nieco bliżej, zwłaszcza gdy działa się w branży TSL. Jest to o tyle ważne, że takie oprogramowania cały czas się rozwijają. Wszystko wskazuje na to, że w ciągu najbliższych lat staną się one jeszcze bardziej innowacyjne, inteligentne i niezawodne, wzbogacone o nowe funkcje i trafniej będą odpowiadały na oczekiwania użytkowników.

Wskazane rozwiązanie opłaca się wdrożyć w firmach znajdujących się na różnych etapach rozwoju – zarówno w tych nowo powstających, które dopiero stawiają swoje pierwsze kroki, jak i w przedsiębiorstwach działających na rynku już od kilku lat. Jednoznacznie można stwierdzić, że inwestycja w specjalistyczny system TSM odpowiadający standardom XXI wieku to inwestycja w przyszłość. Już teraz zajmij się cyfryzacją swojego przedsiębiorstwa, a nie pożałujesz podjętej decyzji!